Caso studio Quadrifoglio Group: gestione multimagazzino e ottimizzazione dei flussi

Quadrifoglio Group è una realtà italiana che da oltre 30 anni progetta e realizza ambienti di lavoro e spazi professionali. Nata come produttore di mobili per ufficio, si è evoluta fino a offrire soluzioni complete “chiavi in mano”, dalla progettazione all’installazione degli ambienti. La sua forte crescita, però, ha portato con sé anche una maggiore complessità logistica: migliaia di articoli, molteplici sedi e più magazzini da coordinare e la volontà di mantenere elevato il livello di servizio offerto ai propri clienti.

Per supportare questa forte crescita, Quadrifoglio ha scelto Stesi come partner per un percorso di digitalizzazione, che ha coinvolto tre progetti: il rinnovamento della gestione del magazzino del prodotto finito presso la sede di Mansuè, l’introduzione di un magazzino automatico per i materiali destinati al montaggio e all’installazione e la realizzazione di un magazzino centralizzato presso la sede di Premariacco.

La soluzione scelta è silwa, la piattaforma WMS di Stesi, che ha permesso di coordinare le attività dei diversi magazzini e rendere più semplici e tracciabili le operazioni quotidiane.

“La nostra azienda ha avuto una crescita costante nel tempo e gli articoli trattati sono diventati talmente tanti che gestirne la tracciabilità era è diventato molto difficoltoso. Ci serviva un software che ci aiutasse.” ⁓Manuel Rizzo, Responsabile Operations di Quadrifoglio

I problemi iniziali: più articoli, più magazzini, più complessità

La crescita di Quadrifoglio Group aveva portato il numero degli articoli gestiti a diverse decine di migliaia, rendendo sempre più difficile mantenere una tracciabilità puntuale dei materiali e delle loro movimentazioni.

La ricerca dei prodotti in magazzino dipendeva in larga parte dall’esperienza degli operatori. Per un nuovo magazziniere diventare autonomo richiedeva anche 3-4 mesi di affiancamento con personale senior.

Anche la gestione di più sedi e depositi rappresentava una criticità: era necessario coordinare i trasferimenti tra il magazzino principale e i magazzini secondari, assicurando che i materiali arrivassero dove servivano, nei tempi necessari per spedizioni o produzione.

Un ulteriore problema riguardava gli errori di magazzino. Senza un sistema in grado di guidare e verificare le operazioni, l’errore poteva essere individuato soltanto al momento del picking, quando il prodotto era ormai destinato al cliente e intervenire diventava più complesso.

La soluzione: WMS per gestione multimagazzino

Stesi ha affiancato Quadrifoglio Group fin dalla fase di analisi, lavorando insieme al team aziendale per definire esigenze e flussi e costruire una soluzione adatta alla sua organizzazione. La gestione è stata centralizzata attraverso silwa, permettendo di coordinare le attività dei diversi magazzini e di gestire in modo più strutturato ubicazioni, movimentazioni, picking e trasferimenti. Il progetto ha coinvolto diversi processi e tecnologie:

• gestione del magazzino prodotto finito;
• gestione multimagazzino e dei trasferimenti tra sedi e depositi;
• integrazione con il magazzino automatico mini-load;
• gestione guidata delle attività di picking;
• stampa automatica dei bindelli direttamente durante le operazioni di magazzino;
• interfaccia semplificata per l’accettazione degli ordini;
• utilizzo di terminali mobili e stampanti Bluetooth;
• possibilità di operare anche presso sedi con un’infrastruttura di rete più semplice;
• gestione centralizzata dei flussi mantenendo le specificità delle singole sedi.

Particolare attenzione è stata dedicata alla semplicità di utilizzo. silwa guida l’operatore nelle diverse attività e può essere utilizzato su dispositivi Android e Windows, riducendo la dipendenza dalla conoscenza personale del magazzino.

“silwa ha una User Experience molto buona: si adatta a qualsiasi dispositivo, Android o Windows. Per non parlare poi dell’assistenza di Stesi, che è molto tempestiva e risponde immediatamente” ⁓Daniele Malutta, Responsabile IT di Quadrifoglio

Gli operatori e operatrici di Quadrifoglio ora hanno un sistema che li guida nelle operazioni da fare fase per fase, rendendo estremamente più affidabile la gestione dei materiali e migliorando l’esperienza lavorativa in magazzino.

Risultati: più autonomia e meno errori

L’introduzione del WMS ha permesso a Quadrifoglio Group di gestire decine di migliaia di articoli mantenendo pressoché invariato il numero di operatori, riducendo al tempo stesso le ore necessarie per le attività di magazzino.

Uno dei risultati più evidenti riguarda l’autonomia del personale: “Un magazziniere per riuscire a essere indipendente a trovare il materiale in magazzino doveva avere un percorso affiancamento con un Senior almeno di 3 o 4 mesi. Mentre oggi con il sistema WMS un nuovo magazziniere già in 2-3 giorni può cominciare ad effettuare pick spedizioni in autonomia. In una settimana è già pronto a lavorare autonomamente al 100%” evidenzia il Dott. Manuel Rizzo, Responsabile Operations di Quadrifoglio.

Anche gli errori di giacenza si sono ridotti fino a essere prossimi allo zero. La maggiore tracciabilità permette inoltre di intercettare eventuali anomalie durante il processo, anziché scoprirle soltanto al momento del picking e della consegna al cliente. In questa maniera Quadrifoglio Group si prende cura non solo dei propri dipendenti, ma anche del servizio reso al cliente, che ha visto un miglioramento nella tempestività, precisione e affidabilità.